سید حبیب اله ساداتی با اعلام این خبر افزود پس از انتشار اطلاعیه ثبت نام حج تمتع واسامی مدیران کاروانها در روزنامه های محلی استان ،اولین جلسه توجیهی مدیران حج تمتع استان در تاریخ 17/11/92با تکیه بر مسائل ذیل برگزارگردید:

1- تکریم ارباب رجوع در روز ثبت نام و ایجاد یک خاطره دلپذیر دراولین مراجعه زائرجهت تشرف به یک سفر معنوی.

2-مطالعه دقیق دستورالعملها وبخشنامه های  صادره از سوی سازمان مرکزی .

3- استقرار چند کاربر مسلط به سیستم با توجه به ثبت نام اینترنتی از منزل.

4-رزرو اسامی تمامی مراجعین به دفتر طبق دستورالعمل.

5-توجیه زائرین نسبت به اجزای بهای تمام شده هزینه سفر برابر جدول ارائه شده از سوی امور مالی.

6- استفاده از لوازم کمک آموزشی درجلسات زائرین.

7-نامنویسی با اولویت  از زائرین سهمیه ای بنیاد شهید.

8-نحوه نقل وانتقال اسناد حج تمتع.

9- دقت در معاینات زائرین با کمک پزشکان معرفی شده از سوی مرکز پزشکی.

10- تماس مستمر با استان جهت رفع مشکل احتمالی از طریق  ارسال پیام در سامانه ثبت نام حج تمتع.

11-برنامه ریزی جهت اجرای همایش متمرکز زائرین در استان.

12- وارد نمودن تاریخ جلسات زائرین در سامانه جامع کارگزاران.

13-معرفی نیروهای کاروان برابر دستورالعمل انتخاب عوامل وپرهیز از معرفی استثناء.