دراین جلسه که با حضور مدیران کاروانها ،اعضاءهیئت پزشکی حج استان،مدیرحج وزیارت  ونماینده بعثه مقام معظم رهبری درسالن کنفرانس حج وزیارت  استان تشکیل گردید ابتدا حجت الاسلام والمسلمین حاج اقا نوربخش از بعثه مقام معظم رهبری ضمن عرض تسلیت شهادت حضرت امام موسی کاظم (ع) وذکرحدیثی از آن بزرگوار در خصوص شکرگزاری درخصوص توفیق خدمت گذاری به زائرین خانه خدا  ،جلسه حول محورهای ذیل بحث وبررسی وتصمیمات لازم اتخاذ گردید.

1-      1-ابلاغ دستورالعمل نحوه انتخاب پزشکان مجموعه وانتخاب سریع پزشکان جهت معاینات پزشکی.

2-      2-نحوه تهیه ساک وچمدان زائرین.

3-      3-اعلام کسری روحانیون کاروانهاوانتخاب آنان فی المجلس توسط امورروحانیون.

4-      4-توجیه هزینه های دفتری ونحوه انجام آن.

5-     5- توزیع کتب سرفصل آموزشی زائرین وتوجیه چگونگی برگزاری  10جلسه آموزشی مصوب  .

6-     6- نحوه تهیه لباس متحد الشکل حجاج برابر دستورالعمل ارسالی سازمان.

7-     7- تکمیل اطلاعات  زائرین در سیستم .

8-     8- تعجیل درتکمیل  اطلاعات عوامل  کاروانها در سیستم.

9-    9-  استفاده وسیع از لوازم کمک  آموزشی در جلسات زائرین .

10-  10-پیگیری منابع آموزشی زائرین از طریق نشر مشعر.